Da li ste svesni da vaše zaposlene možete motivisati ne samo bonusima, putovanjima i kompanijskim događajima, nego i prostorom u kom rade? Sa druge strane, radnici treba da osveste činjenicu da svi koji rade osam sati dnevno, pet dana, na poslu provedu godišnje čak preko 2.000 sati. Stoga, ideje za uređenje kancelarije nisu slučajno postale jedna od važnih tema vlasnika biznisa i HR menadžera u poslednje vreme.

Američki Centar za zdravi dizajn (The Center for Health Design) istražio je preko 900 naučnih radova o uticaju okruženja na zaposlene i došao do zaključka da su optimizovana radna okruženja, sa odgovarajućim osvetljenjem, udobnim nameštajem i efikasnim rasporedom, povezana sa poboljšanim zadovoljstvom osoblja, smanjenim greškama i povećanom produktivnošću.

Kako bismo vas inspirisali da se pozabavite ovom temom u svojoj firmi ili prostoru u kom radite, zbog poslovnih rezultata, ali i klijenata koji vam svakodnevno dolaze na sastanke, u nastavku vam predstavljamo korisne ideje za uređenje kancelarije.

 

Šta treba razmotriti prilikom uređenja kancelarije?

Kako bi radni prostor bio udoban, prijatan i motivišući, potrebno je isplanirati i optimizovati brojne elemente. 

 

• Raspored prostora za neometani tok posla: Razmotrite raspored kancelarijskog prostora da biste optimizovali tok posla. Razmislite o tome kako se različita odeljenja ili timovi mogu organizovati da bi se promovisala saradnja i minimizirala ometanja. 
• Raspodela prostora među zaposlenima: Odredite koliko prostora je potrebno za svakog zaposlenog ili za tim na osnovu njihovih uloga i odgovornosti. Obezbedite dovoljno prostora za stolove, stolice, skladište i neophodnu opremu. Uzmite u obzir budući rast i fleksibilnost prilikom određivanja prostora.
• Skladištenje i organizacija: Planirajte dovoljno prostora za skladištenje dokumenata i ličnih stvari zaposlenih da bi kancelarija bila uredna i organizovana. Posebno naglašavamo važnost kancelarijskog nameštaja jer uskladišteni materijali rasterećuju fizički, ali i mentalni prostor, doprinoseći jasnoći uma.

 

Kada je reč o izboru kancelarijskih ormana, treba da obratite pažnju na nekoliko segmenata. Ormani za kancelarije treba da budu potpuno prilagođeni potrebama vašeg radnog okruženja. To znači da prilikom kupovine takvog nameštaja treba da uzmete u obzir raspoloživ prostor u kancelariji, obim skladištenog materijala, zatim, pitanje da li bi kancelarijski ormani služili isključivo za skladištenje ili svakodnevnu upotrebu, i na kraju, ali ne manje važno – estetiku.

 

 

Kancelarijski ormani treba da budu izdržljivi s obzirom na obimnost arhiva u firmama. Imajući to u vidu, Megal arhivski ormani izrađeni su od metala što je garancija dugotrajnosti. Opremljeni su policama kojima možete podešavati visinu, brzo i jednostavno, bez upotrebe alata. Sigurnost dokumentacije u njima obezbeđena je trosmernim mehanizmom zaključavanja. 

 

• Pristupačnost: Dizajnirajte kancelarijski prostor tako da bude dostupan svim zaposlenima. Uzmite u obzir faktore kao što su pristupačnost invalidskim kolicima.
• Estetika i brendiranje: Napravite kancelarijsko okruženje koje odražava kulturu kompanije i identitet brenda. Razmotrite boje, umetnička dela i natpise koji su u skladu sa vrednostima i imidžom kompanije.
• Zdravlje i bezbednost: Dajte prioritet zdravlju i bezbednosti zaposlenih pridržavajući se relevantnih propisa i smernica. Uzmite u obzir faktore kao što su odgovarajuća ventilacija, mere zaštite od požara, izlazi u slučaju nužde i ugodne temperature.
• Fleksibilnost i prilagodljivost: Predvidite buduće potrebe i promene na radnom mestu. Dizajnirajte kancelarijski prostor tako da bude prilagodljiv i fleksibilan, omogućavajući laku rekonfiguraciju ili proširenje kako kompanija raste.

 

Kako urediti kancelarijski prostor koji podstiče produktivnost

Sada kada znate šta treba da razmotrite prilikom uređenja prostorija u firmi, podelićemo sa vama konkretne ideje kako urediti kancelarijski prostor tako da podstiče produktivnost zaposlenih i zadovoljstvo svih koji borave u njemu.

 

Kancelarije otvorenog ili zatvorenog tipa?

Ideje za uređenje kanceparije ne mogu da zaobiđu uvek aktuelno pitanje – da li se odlučiti za kancelarije otvorenog tipa ili zatvorene kancelarije odnosno posebne prostorije za svakog zaposlenog? Debata na ovu temu i dalje traje jer i jedan i drugi model ima prednosti i mane.

Zatvorene kancelarije obično ističu prednosti kao što su privatnost zaposlenih,  bolji uslovi za njihovu koncentraciju, manje buke i distrakcije. Sa druge strane, otvoreni poslovni prostori, gde su svi zaposleni u jednoj većoj prostoriji, doprinose većoj saradnji i bržoj komunikaciji među njima. Ipak, i u kancelarijama otvorenog tipa, treba obezbediti privatnost zapolsenima pomoću pregrada između susednih kolega.

 

Ergonomski nameštaj

Fokus zaposlenih ne može biti na visokom nivou ako su opterećeni bolom u leđima i vratu od neudobnih stolica. Investirajte u nameštaj koji podržava pravilan položaj kičme i prilagođava se vratu i ručnim zglobovima.

 

Kreativni elementi

Kao i ljudi, prostor nosi određenu energiju. Kako bi ona bila pozitivna i motivišuća, kreirajte nekoliko kreativnih kutaka u kancelariji. Možete razmisliti o malim bibliotekama na policama u uglovima prostorije koje će svakako oplemeniti prostor. Takođe, preporuka je da se koriste plutane table na zidovima kancelarija na kojima bi bile zabodene humoristične poruke, motivacione poruke, kao i fotografije zaposlenih sa druženja i sličnih okupljanja.

 

Rekreativni sadržaji

Kompanije sve češće opremaju poslovne prostore rekreativnim sadržajima ne bi li zaposlenima pružili priliku da se opuste. Dobro bi bilo da jedan deo poslovnog prostora bude opremljen stolovima za stoni tenis, stoni fudbal, televizirom, video igricama i opremom za rekreaciju kao što su lopte za pilates.

 

Prirodna svetlost

Brojna istraživanja pokazuju da su zaposleni produktivniji i motivisaniji za rad ukoliko su izloženi prirodnoj svetlosti. Kancelarije sa velikim staklima, podstiču budnost zaposlenih, poboljšavaju raspoloženje, smanjuju umor, glavobolje i opterećenost očiju.

 

Biljke i prirodni elementi

Oplemenite prostor saksijama sa cvećem, drvenastim i zeljastim biljkama. Njihova uloga nije samo estetske prirode, nego i praktične. Biljke pročišćavaju vazduh i daju osećaj zaposlenima da su u humanom i prirodnom okruženju, podižući im raspoloženje. Neke kompanije su ovo podigle na viši nivo, kreirajući čitave zelene zidove unutar kancelarijskog prostora.

 

 

Kancelarijski ormani

Kreativan haos je, rekli bismo, krilatica onih koji nisu dovoljno vredni da urede svoj radni prostor. Kancelarije prenatrpane nameštajem i kancelarijskim spisima, ne samo da su neuredne, nego imaju negativan efekat i na produktivnost zaposlenih. Potrebno je povremeno organizovati velika spremanja kancelarija kako bi se izbacili nepotrebni dokumenti i slični kancelarijski predmeti.

Ukoliko se bavite delatnošću u kojoj je obavezno arhivirati dokumentaciju, potrudite se da to bude organizovano, uredno složeno i spakovano u posebne ormane, rasterećujući prostor svojim zaposlenima za produktivniji rad.

Produktivnost zaposlenih u velikoj meri zavisi od okruženja u kom rade. Da bi prostor bio optimalan za uspeh vaše organizacije, potrebno je isplanirati raspored tako da ne ometa radni tok, organizovati poslovnu dokumentaciju u kancelarijske ormane i oplemeniti prostor kreativnim elementima.